RGPD

EXOLYS (nous) accorde une grande importance à la protection de vos Données à caractère personnel et s’engage à ce que vos Données soient traitées dans le strict respect des Lois et Règlements Applicables sur la Protection des Données à savoir notamment le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles[1] (ci-après RGPD) et la loi n°78-18 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

La présente Politique de Confidentialité vise à informer les candidats et les visiteurs (vous) du Site Internet www.exolys.com (ci-après « le Site ») des pratiques d’EXOLYS concernant la collecte, l’utilisation et le partage des informations que vous êtes amenés à nous communiquer par le biais de note Site et lors des missions confiées à EXOLYS dans le cadre d’un recrutement. Cette Politique de Confidentialité a pour but de vous informer sur les catégories de Données à caractère personnel que nous pourrions être en mesure de collecter ou de détenir sur vous, sur les finalités de traitement, les destinataires et les transferts de données, les mesures de sécurité mises en place, la durée de conservation, et les droits dont vous disposez.

Sauf dispositions contraires, la présente Politique de Confidentialité est applicable à tout Traitement de Données à caractère personnel mis en œuvre par EXOLYS dans le cadre de ses activités.

  1. Principales définitions

Dans le cadre de la présente Politique, il est convenu que les termes commençant par une lettre majuscule auront le sens défini comme suit par le RGPD :

« Données à caractère personnel », « Données personnelles », ou « Données » désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « Personne concernée »). La Personne concernée est identifiable lorsqu’elle peut être identifiée directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant (par exemple : nom, numéro de téléphone, date de naissance, identifiant en ligne, numéro d’identification, élément spécifique propre à son identité physique etc.)

« Traitement » désigne toute opération portant sur des Données personnelles et notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou tout autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

« Responsable de Traitement » désigne l’entité, qui détermine les finalités et les moyens de Traitement, sauf désignation expresse par des dispositions législatives ou réglementaires relatives à ce Traitement.

« Sous-traitant » désigne la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable du Traitement.

  1. Qui sommes-nous ?

EXOLYS est une Société à Actions Simplifiée au capital de 10.000,00 Euros dont le siège social est situé 10, rue Saint Augustin, 75002 Paris, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Paris, sous le numéro 793 672 106, représentée par M. Franck BLANCHARD-OYARSABAL en sa qualité de Président.

Vous pouvez nous joindre aux coordonnées suivantes : contact@exolys.com ou par téléphone au 01 42 94 63 00.

  1. Pourquoi collectons-nous vos Données personnelles ?

Nous collectons vos Données à caractère personnel pour :

  • La gestion des candidatures, et en particulier :
  • la recherche et la collecte des CV et candidatures diffusés par les candidats sur les CVthèques, les jobboards, et les réseaux sociaux qui ont retenu notre attention car correspondant au profil recherché par l’un de nos clients pour un poste ;
  • la réception et l’analyse des candidatures ;
  • la fourniture à nos clients des renseignements nécessaires ou utiles dans le cadre des services qui leurs sont délivrés ;
  • l’envoi des profils à notre client avec l’accord du candidat, accompagné d’une synthèse objective sur les aptitudes du candidat au poste.

Ces Traitements reposent sur notre intérêt légitime de remplir notre mission de vous trouver un emploi qui corresponde à vos attentes et de proposer à nos clients un profil qui leur correspond.

  • La gestion des opérations de recrutement, et notamment :
  • la gestion et la réalisation des entretiens d’embauche ;
  • l’évaluation de vos compétences à une fonction ou à une tâche ;
  • la gestion des dossiers des candidats recrutés.

Ces Traitements reposent sur notre intérêt légitime de proposer à nos clients un profil qui leur correspond et d’évaluer vos compétences pour vous proposer un poste adapté à votre profil.

  • La gestion notre propre réseau de contact et nos opérations de suivi des recrutements à savoir notamment :
  • le contact et le suivi des personnes recrutées ou non afin de les informer des autres possibilités d’emploi uniquement si elles acceptent d’être recontactées ;
  • vous informer d’opportunités d’emplois en rapport avec vos compétences, vos aptitudes professionnelles, votre disponibilité et vos souhaits ;
  • la réalisation de nos analyses et statistiques internes ;

Ces Traitements reposent sur notre intérêt légitime de consolider et d’entretenir notre réseau de contact toujours dans l’optique de vous proposer un emploi adapté à vos souhaits et à votre profil, et de suggérer votre profil à votre potentiel futur employeur.

  • La gestion et la réalisation de tests pour permettre d’évaluer le candidat sur sa capacité à développer ses compétences dans le milieu professionnel et pour lui proposer le poste adapté à son profil. Les résultats des tests seront communiqués au Candidat ainsi qu’à notre client uniquement si vous l’acceptez. Ce Traitement repose sur votre Consentement.
  • La gestion des services internes et en particulier :
  • la gestion de notre Site pour permettre aux candidats de déposer des candidatures spontanées ou des candidatures à un poste ;
  • répondre à vos demandes d’information ;
  • envoyer des alertes d’emploi si le candidat en a fait la demande ;
  • permettre au candidat ou à un visiteur du Site de nous contacter ;

Ces Traitements reposent sur votre consentement.

  • La gestion des études anonymes / enquêtes anonymes sur l’étude des rémunérations. Ce Traitement repose sur notre intérêt légitime pour la réalisation de nos statistiques internes sur les niveaux de salaires dans des branches spécifiques d’activité.
  • Le respect de nos obligations légales et contractuelles à savoir se conformer à ses obligations légales, réglementaires et conventionnelles. Ce Traitement repose sur le respect d’une obligation légale pour le respect des obligations légales et réglementaires, ou sur l’exécution d’un contrat pour le respect de nos obligations contractuelles.
  • La gestion des cookies déposés sur le navigateur du visiteur du Site. Ce Traitement repose sur notre intérêt légitime pour certains cookies, et sur votre consentement pour d’autres, pour plus d’information veuillez consulter notre politique de gestion des cookies.
  • L’envoi d’une newsletter. Ce Traitement repose sur votre Consentement.
  • La gestion des clients et des prospects d’Exolys (BtoB). Ce Traitement repose sur l’exécution du contrat liant Exolys à son client, et sur la base de son intérêt légitime pour la gestion des prospects.
  • La réalisation et la gestion de nos activités de coaching (EXOLYS ne collecte que les Données relatives à l’identité du coaché). Ce Traitement repose sur votre Consentement.

Vous ne faites en aucun cas l’objet d’une prise de décision automatisée y compris le profilage produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative.

Vous n’êtes pas obligés de nous communiquer vos Données personnelles, cependant si vous vous y opposez, le Traitement de vos demandes et l’assistance que nous pourrions vous apporter en sera limitée et nous serons susceptibles de ne pas être en mesure de vous assister convenablement dans votre recherche d’emploi.

  1. Quelles catégories de Données personnelles collectons-nous ?

EXOLYS ne collectera que les Données à caractère personnel strictement nécessaires pour l’exercice des finalités décrites à l’article 3, à savoir notamment :

  • Votre identité (nom, prénom) ;
  • Vos coordonnées pour pouvoir vous joindre (adresse, numéro de téléphone, adresse email) ;
  • Votre CV et des informations sur votre vie professionnelle (diplômes, distinctions) ;
  • Votre niveau de revenu actuel et votre niveau de revenu souhaité pour le poste à pourvoir ;
  • Les réponses apportées aux tests de recrutement et qui donnent un compte rendu objectif sur vos aptitudes, qualités et compétences. Ce test est une solution d’aide à la décision pour l’évaluation et le développement des compétences en milieu professionnel ne permet en aucun cas d’effectuer une prise de décision automatisée.
  • Les autres informations que vous souhaiteriez nous communiquer, sachant que les informations qui ne sont pas strictement nécessaires pourront ne pas être enregistrées.

EXOLYS n’a pas vocation à recevoir des Données à caractère personnel sensibles. Dans l’hypothèse où EXOLYS se trouverait dans une situation où des Données à caractère sensible lui seraient confiées, EXOLYS s’engage à recueillir votre consentement dans l’hypothèse où leur Traitement s’avèrerait impératif, où à les anonymiser.

Vous n’êtes en aucun cas obligé d’effectuer les tests de recrutement qui vous sont proposés, et pouvez-vous y opposer sur simple demande. Dans le cas où vous accepteriez d’effectuer le test, un compte rendu vous sera envoyé par courriel et pourra – si vous l’acceptez – également être envoyé à notre client.

EXOLYS peut ponctuellement avoir recours à des analyses graphologiques réalisées par une personne physique, desquelles découleront un compte-rendu objectif et neutre qui pourra vous être communiqué si vous en faites la demande. Ce compte rendu pourra également être communiqué au client si vous l’acceptez.

  1. Combien de temps conservons-nous vos Données personnelles ?

Conformément aux Lois et Règlements Applicables sur la Protection des Données, les Données à caractère personnel collectées par EXOLYS seront conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Ainsi, les Données relatives à la gestion de votre candidature, de votre recrutement, de la gestion de notre réseau de contact et de nos services seront conservées pendant une durée de 24 mois, sauf si vous avez donné votre accord pour une durée plus longue.

Il est possible que durant cette période EXOLYS vous recontacte pour savoir si vous avez trouvé un emploi, si votre nouvel emploi vous correspond, ou pour vous faire part des nouvelles propositions d’emploi. Vous pouvez de toute évidence exercer votre droit d’opposition, de limitation du traitement ou d’effacement conformément aux dispositions des Lois et Règlements Applicables sur la Protection des Données.

Les Données relatives à la gestion des études anonymes / enquêtes anonymes sur l’étude des rémunérations seront conservées pendant une durée de 36 mois maximum.

S’agissant des cookies déposés sur votre navigateur ils seront conservés pendant la durée indiquée dans notre politique de gestion des cookies.

S’agissant de l’adresse email que vous nous avez communiquée afin que nous vous adressions notre newsletter, elle sera conservée tant que vous ne vous désinscrivez pas.

Les Données relatives à la gestion de la relation client seront conservée pendant la durée du contrat puis pendant la durée de prescription légale applicable. S’agissant des Données relatives à la gestion de nos prospects, elles seront conservées pendant une durée maximum de trois ans à compter du dernier contact avec le prospect.

Dans le cadre des activités de coaching, les exercices réalisés par les coachés ne comportant que leurs initiales sont supprimées tous les 6 mois.    

Dans tous les cas, vous pouvez demander la destruction de votre dossier de candidature et exercer les droits listés dans la rubrique « Quels sont vos droits ? » à savoir notamment votre droit d’opposition et votre droit à l’effacement.

  1. Qui aura vocation à recevoir vos Données à caractère personnelles ?

Les destinataires ou autorités ayant vocation à recevoir vos Données personnelles sont toutes localisées sur le territoire de l’Union européenne. EXOLYS ne transfère aucune Donnée à des Destinataires ou autorités/organismes localisés dans des pays situés en dehors de l’Union européenne.

Dans l’hypothèse où nous serions amenés à transférer vos Données en dehors de l’Union européenne, nous le ferons toujours conformément aux Lois et aux Règlements Applicables sur la Protection des Données : (i) soit en transférant les Données à un destinataire situé dans un pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne certifiant qu’il dispose d’un niveau de protection adéquat ; (ii) soit par la signature préalable entre l’importateur et l’exportateur de Données, des Clauses Contractuelles Types européennes qui ont été approuvées par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat de vos Données ; (iii) soit en recourant à toutes garanties appropriées visées à l’article 46 du Règlement.

Les principaux destinataires de vos Données à caractère personnel sont :

  • le personnel compétent d’EXOLYS ;
  • notre partenaire spécialisé dans le sourcing et la communication ;
  • notre prestataire qui nous permet de réaliser des tests de recrutement ;
  • nos clients qui sont vos potentiels futurs employeurs ;
  • notre prestataire technique en charge de la maintenance du site internet ;
  • notre prestataire en charge de l’hébergement et du stockage des Données.

Chaque destinataire des Données personnelles dans le cadre du service s’engage en y adhérant à garantir leur confidentialité.

Conformément à la réglementation en vigueur, les Données peuvent être transmises aux autorités compétentes sur requête et notamment aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances, ainsi que dans la cadre de la recherche des auteurs d’infractions commises sur Internet.

  1. Quels sont vos droits ?

En vertu la Réglementation applicable en matière de protection des Données à caractère personnel, vous disposez :

  • D’un droit d’accès et d’information : vous avez le droit d’être informé de manière transparente de la manière dont vos Données sont traitées. Vous avez également le droit d’obtenir la confirmation que des Données vous concernant sont traitées et, le cas échéant d’accéder à ces Données et d’en obtenir une copie.
  • d’un droit de rectification : vous avez le droit sous certaines conditions d’obtenir la rectification et la complétion des données à caractère personnel inexactes vous concernant.
  • d’un droit à l’effacement (droit à l’oubli) de vos Données à caractère personnel : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos données.
  • d’un droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement sur vos données.
  • d’un droit d’opposition : vous avez le droit sous certaines conditions de vous opposer à tout moment au traitement de vos données.
  • D’un droit à la portabilité de vos Données personnelles : vous avez le droit sous certaines conditions de recevoir vos données que vous avez fournies à EXOLYS, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.
  • Du droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée y compris le profilage ;
  • un droit de retirer votre consentement à tout moment : vous pouvez retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel lorsque le traitement est basé sur votre consentement. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait.
  • Du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL ;
  • Du droit de définir des directives relatives au sort de vos Données personnelles après votre décès.

Pour exercer vos droits, vous pouvez et selon votre choix contacter Maya HENNI et /ou Franck BLANCHARD-OYARSABAL à l’adresse électronique suivante : privacy@exolys.com ou à l’adresse postale 10, Rue Saint-Augustin, 75002 Paris.

  1. Comment protégeons-nous vos Données personnelles ?

EXOLYS s’engage à prendre toutes les précautions utiles et toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque et à l’intégrité et la confidentialité des Données et notamment, empêcher qu’elles soient détruites, perdues, altérées, conservées ou traitées d’une autre manière, divulguées de manière non autorisée ou que des tiers non autorisés y aient accès de manière accidentelle ou illicite.

En cas de recours à un prestataire, nous nous assurons que ce dernier respecte ses obligations en matière de sécurité préalablement à la communication de vos Données.

  1. Changement de la Politique de Confidentialité

Nous pouvons être amenés à modifier occasionnellement la présente politique, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions légales ou réglementaires. Le cas échéant, nous changerons la date de « dernière mise à jour » et indiquerons la date à laquelle les modifications ont été apportées. Lorsque cela est nécessaire, nous vous informerons et/ou solliciterons votre accord. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à notre politique.

  1. Nous contacter

Pour toute questions ou commentaires en lien avec la présente Politique de Confidentialité ou avec la manière dont EXOLYS collecte où utilise vos Données personnelles, vous pouvez nous contacter aux coordonnées suivantes : Maya Henni  privacy@exolys.com

Cette Politique de Confidentialité est effective à partir du 02/01/2019.

[1] Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE